Em 2020 a EBox Digital completa cinco anos. 
Para comemorar a data, está lançando uma série de podcasts, com temas de grande relevância. 
Hoje vamos falar da Lei Geral de Proteção de Dados. 
Apesar da LGPD já estar valendo, ainda dá tempo de se adequar. 
As punições e multas previstas pelo decreto só serão aplicadas a partir de agosto de 2021. 
Mas você sabe o que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados, ou Lei nº 13.709, tem como objetivo regulamentar o uso de dados pessoais pelas empresas, de forma que as pessoas saibam como suas informações estão sendo coletadas e como serão utilizadas. 
Separamos quatro passos para ajudá-lo a se adequar a nova lei. São eles: 
1 - Envolva seus colaboradores, pois é preciso que todos saibam quais são as regras da LGPD, principalmente quem trabalha com os dados;
2 - Faça um levantamento de todos os dados coletados pela empresa, físicos e digitais: onde estão, quem tem acesso, como foram coletados e para que estão sendo utilizados;
3 - Defina seu Diretor de Proteção de Dados. Ele será o responsável pela proteção dos dados e por falar com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, que vai fiscalizar o cumprimento da lei; e
4 - Evite o vazamento de informações, deixando seus sistemas bem protegidos dos ataques de hackers.
Atenção: empresas que não cumprirem a LGPD estão sujeitas a várias penalidades, entre elas uma multa de até 2% do faturamento da empresa em questão, sendo que o valor máximo da sanção é de 50 milhões de reais. 
Você sabia que a eBox Digital pode te ajudar a se adequar na nova LGPD? 
Somos especialistas em guarda e gestão de documentos físicos e digitais. E nossa empresa é certificada com o ISO 27001. Isso significa que a eBox Digital segue um modelo adequado de implementação, gestão, operação, monitoração e revisão para o Sistema de Gestão e Segurança da Informação. 
Quer saber mais? Acesse eboxdigital.com.br

Docs&Box - EPI 1 - LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados

No podcast de hoje vamos falar sobre a nossa certificação, a ISO 27001.

Se antes da pandemia já era quase impossível fazer negócios sem a Internet, depois dela essa necessidade se tornou fundamental. 

Muitas empresas tiveram que recorrer ao home office para manter sua rotina de trabalho. 

Mas com os colaboradores trabalhando em casa, a preocupação com a segurança das informações online só aumentou. Isso porque nem sempre as pessoas têm as mesmas ferramentas de segurança digital usadas nas empresas. 

O problema é que em caso de ataque, os prejuízos podem ser devastadores. Além de manchar a reputação da empresa, os dados vazados podem trazer prejuízos financeiros importantes. 

A IBM estima que os custos de uma violação de dados a uma organização possam chegar a 3,92 milhões de dólares. 

E mais: com a nova Lei Geral de Proteção de Dados, as informações dos usuários deverão ficar ainda mais protegidas e os usuários  ainda terão que saber como e porque seus dados estão sendo coletados e armazenados. 

Você deve estar se perguntando: mas o que fazer?

Procure profissionais ou empresas especializadas em segurança, de preferência aquelas com certificação ISO 27001. 

Trata-se de uma referência internacional para a gestão da segurança da informação. O princípio geral da norma é a adoção, pela organização certificada, de um conjunto de requisitos, processos e controles, com o objetivo de gerir adequadamente o risco da organização.

Empresas certificadas com a ISO 27001 seguem um modelo adequado de implementação, operação, gestão, monitoração e revisão para o Sistema de Gestão e Segurança da Informação, que é diretamente influenciado pelas suas necessidades, exigências de segurança, processos e estrutura geral.

Em todo o mundo, a ISO 27001 é reconhecida por especialistas como a melhor prática internacional quando o assunto é gestão de segurança da informação, especialmente na luta contra os crimes cibernéticos.

Corporações mais criteriosas têm exigido, ao fecharem o contrato, que as empresas tenham a certificação ISO 27001, pois assim percebem que foram implementadas práticas de segurança da informação. Afinal, o que as corporações querem ao buscarem uma empresa para gerenciar os seus documentos é a certeza de que estarão seguras.

A eBox Digital é certificada ISO 27001.

Quer saber mais? Acesse: eboxdigital.com.br

Docs&Box - EPI 2 - Certificação ISO 27.001

Hoje nós vamos falar sobre as vantagens do gerenciador eletrônico de documentos.     Em pleno mundo tecnológico, é quase impossível uma empresa viver sem um Gerenciador Eletrônico de Documentos, o GED.     Trata-se de uma ferramenta que transforma volumes elevados de arquivos de documentos em texto, voz ou imagem para o formato digital.  O gerenciamento desse processo é realizado por meio de softwares ou hardwares, que fazem a localização, captação e o armazenamento dos dados.     O gerenciador eletrônico de documentos proporciona melhorias significativas na empresa, o que resulta em qualidade para todos os âmbitos da organização.          Qualificar os processos da instituição significa, até mesmo, oferecer qualidade de vida aos colaboradores.     Um processo ágil e de qualidade evita estresse, atraso nas entregas, erros laborais, desentendimento entre funcionários e tantos outros pontos negativos que podem trazer perda de produtividade para o clima organizacional e para os valores orçamentários da organização.     O GED motiva os colaboradores a manterem o foco nos serviços, sem que eles precisem levantar para ir ao arquivo físico em busca de documentos. Com um software instalado no computador, o acesso a esses documentos é resolvido em pouco tempo.     Além disso, o GED melhora a qualidade do atendimento ao cliente por realizar as ações de forma rápida e precisa.       Praticidade e agilidade são dois quesitos indispensáveis para que os giros de comunicações e informações aconteçam na empresa de forma dinâmica e acelerada.  Uma comunicação interna eficaz contribui para que os trabalhos dos setores e os feedbacks sejam mais rápidos. Assim, as conclusões das atividades diárias acontecem de forma ágil e, como consequência, a empresa também cresce com celeridade.     A guarda de documentos da empresa é um assunto sério. O gerenciador eletrônico cria um sistema que disponibiliza auditoria e acesso monitorado aos documentos. Por isso, traz mais segurança a todos os arquivos da organização. A eficiência do gerenciador eletrônico de documentos é notória quando o processo é realizado por uma instituição que trabalha com seriedade no que se refere ao sigilo documental.     Como percebemos, o gerenciador eletrônico de documentos é uma ferramenta capaz de potencializar o ritmo de trabalho do seu negócio e elevar a produtividade. No entanto, é fundamental escolher uma empresa renomada no assunto e que ofereça recursos tecnológicos inovadores, como a eBox Digital.

Docs&Box - EPI 3 - Gerenciador Eletrônico De Documentos

Quais documentos preciso guardar? Por quanto tempo?

Se você já se fez essas perguntas, precisa ouvir nosso podcast de hoje.

Vamos começar falando da Tabela de Temporalidade Documental, que é um documento normativo institucional, no qual são registrados todos os ciclos de vida dos documentos de uma organização.

Ela deve ser atualizada com frequência e determina:

os prazos de permanência dos arquivos de cada setor;
o período em que eles devem ser direcionados ao arquivo intermediário, conhecido como estoque;
e o tempo em que os documentos devem permanecer no arquivo intermediário para, em seguida, serem descartados.
O tempo de guarda de documentos é diferente em cada setor. Nas áreas de Recursos Humanos, contábil e fiscal, por exemplo, o tempo de arquivamento é mais elevado.

Por isso, fique atento a Tabela de Temporalidade Documental.

 

Outra dúvida frequente é sobre como segmentar e classificar os documentos

A segmentação dos documentos é um dos passos mais importantes para um arquivamento rápido e eficiente. Ela pode ser feita por meio de datas, numeração dos documentos ou outros critérios.

Já a classificação tem o assunto ou conteúdo do documento como sinalizador. Ela permite separar os documentos por classe, por exemplo: memorandos, ofícios, relatórios, entre outros.

A prática de classificar os documentos deve ser realizada por um profissional que compreenda como funciona o arquivamento e que conheça a estrutura e o funcionamento da empresa.

O processo de classificação dos documentos também pode ser feito de forma mais genérica, como por meio de categorias, entre elas: gênero; espécie; tipologia; e formato.

 

 

Como deve ser feita a guarda dos documentos?

A guarda dos documentos deve ser realizada seguindo normas e critérios que facilitem a sua localização nos momentos em que for solicitado.

Fique atento para os passos a seguir:

observar o motivo do arquivamento;
atribuir um código de classificação ao documento, caso não tenha;
ao arquivar o documento na pasta setorial, observar se há outros documentos do setor e agrupar os que tiverem o mesmo código;
arquivar as pastas suspensas de acordo com cada código;
evitar a classificação como "diversos";
e, para os documentos que não têm antecedentes, seguir a ordem cronológica, alfabética, geográfica e, caso existam cópias, eliminá-las.
 

E por quanto tempo um documento deve permanecer guardado?

Bom, aí depende:

Os documentos intermediários como atestados de saúde ocupacional têm frequência média de uso e devem ser arquivados por vinte anos. A partir disso, podem ser descartados.

Documentos correntes, como os cartões de ponto, têm alta frequência de uso e podem permanecer no arquivo por cinco anos e depois serem eliminados.

Já os documentos permanentes, como livro de inspeção do trabalho, devem ser guardados permanentemente, não podendo ser eliminados.

Fique atento: as novas tecnologias oferecem recursos atualizados que podem aprimorar a forma de armazenar os documentos da sua empresa.

Quer saber mais? Acesse: eboxdigital.com.br

Docs&Box - EPI 4 - Guarda De Documentos

No Docs & Box de hoje vamos falar sobre segurança. 

A segurança de dados nunca foi tão importante para manter a privacidade das empresas e de seus clientes, se tornando um verdadeiro diferencial que guia a tomada de decisões e, até mesmo, a personalização de produtos e serviços.

Mas, infelizmente, muitos negócios ainda não sabem como se proteger corretamente.

Para ajudá-lo a ficar mais atento, vamos apresentar os quatro principais erros quando o assunto é segurança de dados de uma organização. 

O primeiro é não investir em ferramentas de segurança

Muitas vezes, os gestores focam seus esforços e orçamentos em outros segmentos que julgam prioritários e, com isso, deixam de investir em um sistema adequado e em ferramentas eficientes de segurança de dados.

Para evitar esse tipo de economia, que a médio e longo e prazo pode sair mais caro, é importante contar com ferramentas de seguranças adequadas para cada uma das áreas e, em alguns casos, até mesmo processos dentro da sua empresa.

Faça um mapeamento das principais atividades e conte com um especialista para direcionar as melhores soluções.

O segundo erro é não controlar o acesso a recursos

Em um ambiente empresarial cada vez mais digital, dados seguros são dados com controle de acesso. Apesar disso, muitas empresas ainda não se preocupam em restringir e monitorar as suas informações e, com isso, não conseguem identificar potenciais fraudes.

Para resolver esse problema, é preciso contar com um sistema integrado de gestão de dados, que só libere o acesso aos usuários previamente autorizados e registrados, e seja capaz de controlar qualquer alteração nas informações.

Não realizar backup é o terceiro erro

Mesmo contando com um sistema eficiente de gestão de dados, imprevistos e falhas acontecem.

Ainda é comum que algumas empresas percam o acesso a informações importantes porque simplesmente não fizeram o backup ou fizeram de forma inadequada.

O backup permite a recuperação dos seus dados de forma rápida e, em alguns casos, é possível fazer o armazenamento automaticamente, por um sistema de nuvem, sem que seja necessário dedicar um tempo exclusivo para isso.

Uma boca dica é armazenar as informações mais importantes em, pelo menos, dois backups diferentes.

Por fim, e não menos importante o quarto erro é não realizar atualizações

Quem nunca foi bombardeado por notificações de atualização no celular que atire a primeira pedra. Entretanto, o que a maioria das pessoas não sabe é que elas são fundamentais para o bom funcionamento dos sistemas digitais.

Quando falamos em ferramentas de segurança, é preciso ter um cuidado ainda maior.

Manter os softwares e sistemas de segurança da sua empresa sempre atualizados é mais uma forma de se proteger de crimes digitais e perda de dados.

Um programa desatualizado pode ter pequenas falhas que são suficientes para expor as suas informações. 

Lembre-se de que, para ter uma estratégia ainda mais eficiente para proteger o seu negócio, é essencial contar com uma empresa especializada no assunto, que será capaz de ajudá-lo a garantir a segurança dos dados em todos os níveis. A Ebox Digital pode te ajudar. 

Quer saber mais? Acesse eboxdigital.com.br

Docs & Box - EPI 5 - Segurança De Dados

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